उत्पादकता के लिए ऑफिस शोर कम करने के समाधान: बी2बी खरीदारों के लिए एक कैसे करें गाइड

परिचय

ओपन-प्लान ऑफिसों को सहयोग को बढ़ावा देना था - लेकिन कई कंपनियों के लिए, वे उत्पादकता के लिए एक बड़ी बाधा बन गए हैं। कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय, इरविन के शोध में पाया गया कि ऑफिस कर्मचारियों को औसतन हर 11 मिनट में बाधित किया जाता है, और प्रत्येक व्यवधान के बाद गहरी एकाग्रता को फिर से हासिल करने में लगभग 23 मिनट लगते हैं। मुख्य कारण? शोर।

यदि आप एक सुविधा प्रबंधक, मानव संसाधन नेता, या खरीद पेशेवर हैं जो इस समस्या को बड़े पैमाने पर हल करने की कोशिश कर रहे हैं, तो आपने शायद पहले ही खोज लिया है कि फोम पैनल और व्हाइट नॉइज़ मशीनें केवल कुछ हद तक ही काम करती हैं। असली गेम-चेंजर उद्देश्य-निर्मित  में निहित है—विशेष रूप से, ध्वनिक पॉड्स और साउंडप्रूफ बूथ जो महंगे निर्माण के बिना तत्काल शांत क्षेत्र बनाते हैं।

यह कैसे करें गाइड आपको अपने कार्यस्थल के लिए सही शोर कम करने वाले समाधानों का चयन और परिनियोजन करने के लिए एक संरचित, खरीदार-केंद्रित दृष्टिकोण के माध्यम से ले जाता है, जिसमें मापने योग्य उत्पादकता परिणामों पर एक मजबूत जोर दिया गया है।

1. कुछ भी खरीदने से पहले अपनी वर्तमान शोर समस्या का ऑडिट करें

किसी भी उत्पाद का मूल्यांकन करने से पहले, समस्या को परिमाणित करें। बी2बी खरीदार जो इस कदम को छोड़ देते हैं, वे अक्सर गलत प्रकार या मात्रा में ध्वनिक समाधान खरीदते हैं।

· एक कर्मचारी सर्वेक्षण चलाएं। कर्मचारियों से 1-10 के पैमाने पर व्याकुलता के स्तर को रेट करने के लिए कहें। गहरी कार्य की आवश्यकता वाली भूमिकाओं पर विशेष ध्यान दें - डेवलपर्स, विश्लेषक, लेखक और वित्त टीमें।

· परिवेश डेसिबल स्तरों को मापें। दिन के विभिन्न समयों पर एक बुनियादी ध्वनि मीटर या स्मार्टफोन ऐप का उपयोग करें। विश्व स्वास्थ्य संगठन इष्टतम एकाग्रता के लिए ऑफिस शोर को 45-55 डीबी से नीचे रखने की सलाह देता है, फिर भी कई ओपन-प्लान स्पेस नियमित रूप से 65-75 डीबी तक पहुँचते हैं।

· शोर हॉटस्पॉट को मैप करें। उच्च-यातायात क्षेत्रों, रसोई, प्रिंटर स्टेशनों और सहयोगी पॉड्स के पास उन क्षेत्रों की पहचान करें जहाँ से ध्वनि सबसे अधिक रिसती है।

· अनुपस्थिति और शिकायतों को ट्रैक करें। शोर की शिकायतों को डेस्क स्थान डेटा से सहसंबंधित करें। यदि बिक्री बुल्पेन के पास डेस्क के एक समूह में औसत से अधिक टर्नओवर या बीमार छुट्टी है, तो शोर छिपा हुआ चालक हो सकता है।

प्रो टिप: इन निष्कर्षों को एक व्यावसायिक मामले के दस्तावेज़ में प्रस्तुत करें। खोई हुई उत्पादकता की लागत को परिमाणित करना (रूढ़िवादी अनुमानों के साथ भी) खरीद अनुमोदन चक्रों को काफी छोटा कर देता है।

2. प्रत्येक उपयोग के मामले के लिए सही समाधान प्रकार का मिलान करें

सभी शोर की समस्याएं एक जैसी नहीं होती हैं - और न ही शोर कम करने वाले समाधान। बी2बी खरीदारों द्वारा की जाने वाली सबसे आम गलतियों में से एक हर शांत-स्थान की आवश्यकता को समान रूप से मानना ​​है। इसके बजाय, विशिष्ट उत्पाद श्रेणियों को अलग-अलग उपयोग के मामलों में मैप करें।

फोन बूथ पॉड्स (1-व्यक्ति)

इसके लिए सर्वश्रेष्ठ: निजी कॉल, वीडियो कॉन्फ्रेंस, केंद्रित एकल कार्य सत्र (1-2 घंटे)।
देखने के लिए मुख्य विनिर्देश: 25-35 डीबी ध्वनि में कमी, एकीकृत वेंटिलेशन, पावर और यूएसबी पोर्ट।

मीटिंग पॉड्स (2-6 व्यक्ति)

इसके लिए सर्वश्रेष्ठ: छोटी टीम की बैठकें, उम्मीदवार साक्षात्कार, गोपनीय चर्चाएँ।
देखने के लिए मुख्य विनिर्देश: 30+ डीबी ध्वनि में कमी, मॉड्यूलर टेबल कॉन्फ़िगरेशन, वैकल्पिक एवी एकीकरण।

फोकस वर्क पॉड्स (1-व्यक्ति, विस्तारित उपयोग)

इसके लिए सर्वश्रेष्ठ: 3+ घंटे के गहन कार्य सत्र।
देखने के लिए मुख्य विनिर्देश: एर्गोनोमिक डेस्क और कुर्सी विकल्प, बेहतर वेंटिलेशन और प्रकाश व्यवस्था, बड़ा पदचिह्न (≥1.5 वर्ग मीटर)।

बड़े ध्वनिक बाड़े (4-10 व्यक्ति)

इसके लिए सर्वश्रेष्ठ: निर्माण के बिना छोटे पारंपरिक मीटिंग रूम को बदलना।
देखने के लिए मुख्य विनिर्देश: संरचनात्मक मॉड्यूलरिटी, एचवीएसी एकीकरण, कस्टम ब्रांडिंग विकल्प।

कार्रवाई कदम: प्रत्येक उपयोग के मामले, दैनिक आवश्यकता वाले कर्मचारियों की संख्या और प्रति सप्ताह अनुमानित उपयोग के घंटों को सूचीबद्ध करते हुए एक सरल मैट्रिक्स बनाएं। यह सीधे आपकी खरीद मात्रा और बजट आवंटन को सूचित करता है।

3. तकनीकी विनिर्देशों का मूल्यांकन करें जो वास्तव में मायने रखते हैं

विक्रेताओं की तुलना करते समय, विपणन भाषा में खो जाना आसान होता है। इन चार तकनीकी मानदंडों पर अपना मूल्यांकन केंद्रित करें:

· ध्वनि में कमी रेटिंग (एसटीसी / आरडब्ल्यू)। एसटीसी 28 या उससे अधिक (लगभग आरडब्ल्यू 30+ डीबी) रेटेड उत्पादों की तलाश करें। इस सीमा से नीचे कुछ भी एक विशिष्ट ओपन-प्लान ऑफिस में मामूली लाभ प्रदान करता है। फ्रेमरी और हुशोफिस जैसे प्रतिष्ठित निर्माता स्वतंत्र रूप से सत्यापित ध्वनिक परीक्षण रिपोर्ट प्रकाशित करते हैं - अपने विक्रेता मूल्यांकन में जल्दी से इनका अनुरोध करें।

· वेंटिलेशन और वायु विनिमय दर। एक 1-व्यक्ति पॉड को प्रति घंटे न्यूनतम 7-10 वायु परिवर्तन प्रदान करना चाहिए। उचित वेंटिलेशन के बिना, उपयोगकर्ता 45 मिनट के भीतर पॉड थकान - सिरदर्द और उनींदापन विकसित करते हैं, जिससे उत्पादकता का उद्देश्य विफल हो जाता है।

· अग्नि सुरक्षा अनुपालन। पुष्टि करें कि पॉड आपके क्षेत्र के अग्नि मानकों (जैसे, यूरोप में ईएन 13501-1, उत्तरी अमेरिका में एएसटीएम ई84) को पूरा करता है। यह कॉर्पोरेट बीमा और भवन कोड अनुपालन के लिए गैर-परक्राम्य है।

· सामग्री स्थायित्व और वारंटी। कॉर्पोरेट वातावरण में उच्च-उपयोग वाले पॉड्स में प्रति दिन 20-40 उपयोगकर्ता सत्र देखे जा सकते हैं। वाणिज्यिक-ग्रेड कपड़े, प्रबलित कांच, और संरचनात्मक और विद्युत घटकों को कवर करने वाली न्यूनतम 2-वर्षीय वारंटी की तलाश करें।

4. व्यवधान को कम करने के लिए भौतिक परिनियोजन की योजना बनाएं

ध्वनिक पॉड्स डिजाइन द्वारा मॉड्यूलर होते हैं, लेकिन भौतिक प्लेसमेंट सीधे ध्वनिक प्रदर्शन और उपयोगकर्ता अपनाने दोनों को प्रभावित करता है।

· कार्यस्थलों से निकटता। पॉड्स को उन डेस्क से 15-20 मीटर के भीतर रखें जिनकी वे सेवा करते हैं। यदि उपयोगकर्ताओं को शांत बूथ तक पहुंचने के लिए 30 सेकंड से अधिक चलना पड़ता है, तो सहज उपयोग तेजी से गिर जाता है।

· "पॉड कब्रिस्तानों" से बचें। कार्यालय के एक दूर के कोने में 8-10 पॉड्स को क्लस्टर करना साफ दिख सकता है, लेकिन यह अलगाव का संकेत देता है। फर्श योजना के माध्यम से 2-3 इकाइयों के छोटे क्लस्टर में पॉड्स वितरित करें।

· डिलीवरी और असेंबली लॉजिस्टिक्स का हिसाब रखें। अधिकांश 1-व्यक्ति पॉड्स एक एकल पैलेट पर फ्लैट-पैक शिप करते हैं और दो-व्यक्ति टीम द्वारा 2-4 घंटों में असेंबल किए जा सकते हैं। मीटिंग पॉड्स के लिए फोर्कलिफ्ट, चौड़े दरवाजे और 4-6 घंटे की असेंबली की आवश्यकता हो सकती है। ऑर्डर करने से पहले अपने भवन प्रबंधक के साथ पहुंच मार्गों की पुष्टि करें।

· विद्युत और डेटा अवसंरचना। अधिकांश पॉड्स के लिए एक एकल मानक पावर आउटलेट की आवश्यकता होती है। यदि आप 10+ यूनिट परिनियोजित कर रहे हैं, तो सर्किट लोड के बारे में अपनी सुविधाओं टीम से परामर्श करें। एकीकृत एवी के साथ मीटिंग पॉड्स के लिए, कैट6 या एचडीएमआई केबलिंग रन के लिए बजट बनाएं।

5. आरओआई को मापें: उत्पादकता मेट्रिक्स जो निवेश को सही ठहराते हैं

बी2बी खरीद के लिए, बातचीत अनिवार्य रूप से आरओआई की ओर मुड़ जाती है। यहां बताया गया है कि उत्पादकता-आधारित व्यावसायिक मामला कैसे बनाया जाए।

एक रूढ़िवादी परिदृश्य भी - 150-व्यक्ति कार्यालय में 6 एकल-व्यक्ति पॉड्स और 2 मीटिंग पॉड्स परिनियोजित करना - अक्सर केवल उत्पादकता लाभों को ध्यान में रखते हुए, 12-18 महीनों के भीतर भुगतान का उत्पादन करता है, बेहतर कर्मचारी संतुष्टि और तनाव-संबंधी अनुपस्थिति में कमी के नरम लाभों को छोड़कर।

6. एक विक्रेता का चयन करें: पूछने के लिए मुख्य प्रश्न

ध्वनिक पॉड बाजार तेजी से बढ़ा है, जिसमें दर्जनों निर्माता अब बी2बी अनुबंधों के लिए प्रतिस्पर्धा कर रहे हैं। गंभीर विक्रेताओं को ढोंगियों से अलग करने के लिए इस चेकलिस्ट का उपयोग करें:

· क्या आप स्वतंत्र रूप से प्रमाणित ध्वनिक परीक्षण रिपोर्ट (केवल आंतरिक माप नहीं) प्रदान कर सकते हैं?

· खरीद आदेश से डिलीवरी तक आपका औसत लीड समय क्या है? (मानक कॉन्फ़िगरेशन के लिए 6-12 सप्ताह की अपेक्षा करें।)

· क्या आप थोक खरीद से पहले एक परीक्षण पॉड या शोरूम यात्रा प्रदान करते हैं?

· वारंटी में क्या शामिल है, और क्या आप ऑन-साइट रखरखाव अनुबंध प्रदान करते हैं?

· क्या आप हमारे उद्योग में समान आकार की कंपनियों के संदर्भ प्रदान कर सकते हैं?

· क्या आपकी सामग्री कम-वीओसी प्रमाणित है और LEED या BREEAM जैसे इनडोर वायु गुणवत्ता मानकों के अनुरूप है?

एक शांत, अधिक उत्पादक कार्यस्थल की ओर अगला कदम उठाएं

ऑफिस का शोर सिर्फ एक झुंझलाहट नहीं है - यह आपकी कंपनी की सबसे महंगी संपत्ति: आपके लोगों पर एक मापने योग्य बोझ है। इस कैसे करें गाइड का पालन करके, आपने बी2बी खरीद सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ संरेखित  उत्पादकता के लिए ऑफिस शोर कम करने वाले समाधानों का मूल्यांकन और परिनियोजन करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण बनाया है।