Bố trí văn phòng cần thích ứng với các nhóm làm việc thay đổi: Buồng họp độc lập hỗ trợ lập kế hoạch không gian linh hoạt

Bố trí văn phòng hiếm khi giữ nguyên. Các công ty tuyển dụng nhân viên mới, tổ chức lại các phòng ban, áp dụng lịch làm việc kết hợp và tạo các nhóm dự án tạm thời. Một không gian làm việc được thiết kế cho một mô hình hoạt động có thể không còn cung cấp sự cân bằng phù hợp giữa các khu vực hợp tác mở, không gian làm việc tập trung và phòng họp riêng.

Một buồng họp độc lập cho văn phòng môi trường cung cấp một cách linh hoạt để đáp ứng những thay đổi này. Thay vì xây dựng một căn phòng cố định mỗi khi có yêu cầu mới xuất hiện, các công ty có thể giới thiệu các không gian âm thanh mô-đun cho các cuộc gọi, hội nghị truyền hình và các cuộc họp nhỏ. Tuy nhiên, việc lựa chọn buồng phù hợp đòi hỏi nhiều hơn là chỉ chọn màu sắc hoặc thiết kế ngoại thất phù hợp.

Tại sao các nhóm làm việc thay đổi ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch không gian văn phòng

Làm việc kết hợp đã làm cho việc sử dụng văn phòng trở nên khó đoán hơn. Một số nhân viên đến văn phòng hàng ngày, trong khi những người khác đến để họp hoặc hợp tác theo lịch trình. Các nhóm dự án cũng có thể mở rộng và thu hẹp khi các ưu tiên kinh doanh thay đổi.

Những mô hình này có thể tạo ra nhu cầu không đồng đều về không gian riêng. Các phòng hội nghị lớn có thể bị sử dụng ít hơn vào những thời điểm nhất định nhưng không có sẵn trong những thời kỳ bận rộn. Trong khi đó, nhân viên thực hiện các cuộc gọi tại bàn làm việc mở có thể tạo ra tiếng ồn xung quanh và giảm quyền riêng tư về lời nói.

Một buồng văn phòng cho nơi làm việc của công ty sử dụng có thể bổ sung các không gian kín nhỏ hơn gần các khu vực mà nhân viên cần chúng. Các buồng đơn có thể đáp ứng các cuộc gọi riêng và các cuộc họp video cá nhân, trong khi các mẫu lớn hơn có thể hỗ trợ phỏng vấn, thảo luận nhóm và hợp tác kết hợp.

Buồng họp độc lập hỗ trợ bố trí linh hoạt như thế nào

Bố trí mô-đun

Một buồng độc lập hoạt động như một đơn vị độc lập thay vì một căn phòng được xây dựng cố định. Tùy thuộc vào điều kiện địa điểm, nó có thể được đặt gần các khu vực làm việc, khu vực lễ tân hoặc các khu vực hợp tác chung.

Cách tiếp cận mô-đun này cho phép các công ty bổ sung các phòng riêng với ít phụ thuộc vào việc xây dựng kết cấu. Nếu bố trí văn phòng thay đổi sau này, buồng có thể được di dời hoặc cấu hình lại với kế hoạch phù hợp và xử lý chuyên nghiệp. Tuy nhiên, các tuyến đường truy cập, kết nối điện và yêu cầu lắp đặt của nhà sản xuất vẫn phải được xem xét.

Các dung lượng khác nhau cho các hoạt động khác nhau

Không phải mọi hoạt động tại nơi làm việc đều yêu cầu cùng một lượng không gian. Một buồng đơn có thể ngăn các cuộc gọi cá nhân chiếm dụng một phòng họp lớn. Các mẫu hai người có thể phù hợp cho các cuộc phỏng vấn và các cuộc trò chuyện riêng tư, trong khi các buồng bốn hoặc sáu người có thể đáp ứng các cuộc họp nhóm nhỏ.

SpeX cung cấp năm cấu hình cho một đến sáu người dùng. Việc lựa chọn dung lượng theo mức sử dụng thực tế giúp các công ty phân bổ không gian riêng hiệu quả hơn trên toàn bộ nơi làm việc.

Những gì cần đánh giá trước khi chọn buồng họp

Hiệu suất âm thanh

Một buồng họp nên cung cấp thông tin giảm âm thanh có thể đo lường được. Các buồng âm thanh SpeX chỉ định giảm tiếng ồn lên đến 33,5 dB và được trình bày dưới dạng ISO 23351-1 Loại A, với mức giảm tiếng ồn trên 30 dB.

Các số liệu này cung cấp một điểm so sánh hữu ích khi chọn buồng cho các cuộc gọi, nhiệm vụ tập trung và các cuộc họp. Chúng không nên được hiểu là sự đảm bảo về tính bảo mật hoàn toàn. Hiệu suất thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào việc lắp đặt, vị trí, tiếng ồn xung quanh và hành vi của người dùng.

Thông gió và thời lượng cuộc họp

Luồng không khí liên tục là quan trọng trong bất kỳ không gian làm việc kín nào. Các mẫu SpeX one max chỉ định luồng không khí 2,42 m³/phút, trong khi các mẫu SpeX Four Max và SpeX Six Max lớn hơn cung cấp lên đến 10,66 m³/phút.

Công suất thông gió yêu cầu nên phản ánh số lượng người sử dụng và thời lượng cuộc họp điển hình. Một buồng được sử dụng bởi nhiều người cho các cuộc họp kết hợp kéo dài có yêu cầu luồng không khí khác với một buồng được sử dụng cho các cuộc gọi cá nhân ngắn.

Kích thước và lưu thông tại nơi làm việc

Trước khi mua phòng riêng mô-đun cho văn phòng sử dụng, các công ty nên đo lường vị trí dự định và đánh giá chiều cao trần, khoảng trống cửa, lối đi bộ, lối thoát hiểm và các khu vực làm việc gần đó. Buồng nên bổ sung không gian hữu ích mà không cản trở lưu thông văn phòng bình thường.

Các mẫu SpeX cũng bao gồm ổ cắm điện đa năng, cổng USB-A và USB-C, điều khiển màn hình cảm ứng và đèn không nhấp nháy 4000K. Hệ thống cảm biến hồng ngoại có thể đặt buồng vào chế độ ngủ sâu trong vòng năm giây sau khi nó trống.

Xây dựng một nơi làm việc thích ứng hơn

Buồng họp độc lập không thay thế mọi phòng họp thông thường. Các hội nghị lớn và các bài thuyết trình chính thức có thể vẫn yêu cầu các không gian được xây dựng có mục đích. Buồng mô-đun có giá trị nhất khi các công ty cần thêm các phòng riêng có thể đáp ứng các nhóm và mô hình làm việc thay đổi.

Bằng cách so sánh dung lượng, hiệu suất âm thanh, thông gió, kích thước và các chức năng tích hợp, các nhà quy hoạch nơi làm việc có thể chọn các buồng văn phòng đáp ứng các yêu cầu hiện tại đồng thời bảo tồn sự linh hoạt lớn hơn cho những thay đổi bố trí trong tương lai.