Thiếu phòng họp gây thách thức cho môi trường làm việc kết hợp: Các buồng văn phòng từ một đến sáu người mở rộng lựa chọn họp

Tại sao làm việc kết hợp làm tăng nhu cầu phòng họp

Làm việc kết hợp đã thay đổi cách sử dụng không gian họp. Nhân viên hiện nay tham gia nhiều cuộc gọi video, cuộc trò chuyện riêng tư, phỏng vấn trực tuyến và các cuộc thảo luận dự án ngắn trong suốt cả ngày. Những hoạt động này thường đòi hỏi sự riêng tư, nhưng không phải lúc nào cũng cần đến phòng hội nghị thông thường.

Khi một nhân viên sử dụng phòng họp lớn cho cuộc gọi video, không gian quý giá trở nên không khả dụng cho các nhóm cần cộng tác. Nếu nhân viên đó thực hiện cuộc gọi tại một bàn làm việc mở thay vào đó, đồng nghiệp xung quanh có thể bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện lặp đi lặp lại. Quyền riêng tư về giọng nói và khả năng hiển thị màn hình cũng có thể trở thành mối quan tâm trong môi trường chia sẻ.

Do đó, thách thức không chỉ đơn thuần là thiếu phòng. Nhiều nơi làm việc thiếu sự đa dạng phù hợp về không gian cho các quy mô nhóm và nhiệm vụ khác nhau. Một sự kết hợp có cấu trúc của các buồng văn phòng từ một đến sáu người có thể giúp phân bổ nhu cầu một cách hợp lý hơn.

Phù hợp sức chứa buồng văn phòng với nhiệm vụ

Buồng một người cho cuộc gọi và làm việc tập trung

Buồng cách âm văn phòng một người phù hợp cho các cuộc họp video, cuộc gọi khách hàng, các cuộc trò chuyện bảo mật và các nhiệm vụ cá nhân tập trung. Nó cho phép nhân viên tiếp cận không gian làm việc được xác định mà không yêu cầu họ phải đặt trước phòng hội nghị cỡ lớn.

Theo thông tin sản phẩm SpeX, các mẫu One Max và One Plus cung cấp khả năng giảm tiếng ồn lên đến 33,5 dB và tốc độ thông gió 2,42 m³/phút. Các thông số kỹ thuật này hỗ trợ các cuộc họp ngắn và làm việc cá nhân trong môi trường kín. Chỉ số âm thanh nên được mô tả là giảm tiếng ồn lên đến 33,5 dB, thay vì tuyên bố rằng buồng làm giảm môi trường xung quanh xuống còn 33,5 dB.

Buồng hai người cho phỏng vấn và thảo luận nhanh

Buồng văn phòng hai người có thể hỗ trợ phỏng vấn xin việc, các cuộc trò chuyện giữa quản lý và nhân viên, các buổi cố vấn và xem xét dự án ngắn. Sức chứa này hữu ích khi hai người cần giao tiếp rõ ràng hơn nhưng việc đặt trước một phòng họp lớn sẽ không hiệu quả.

SpeX Two Max có tốc độ thông gió được công bố là 4,84 m³/phút và hỗ trợ dải điện áp đầu vào AC 100–240V. Các kết nối nguồn, USB Type-A và USB Type-C tích hợp cho phép người dùng vận hành máy tính xách tay và các thiết bị họp hàng ngày khác bên trong buồng.

Buồng bốn đến sáu người cho cộng tác nhóm

Các buồng bốn và sáu người phù hợp hơn cho các cuộc thảo luận dự án, họp khách hàng, xem xét thiết kế và cộng tác kết hợp. Chúng có thể đáp ứng một phần nhu cầu của nhóm nhỏ, đồng thời để lại các phòng hội nghị thông thường cho các cuộc họp lớn hơn hoặc trang trọng hơn.

SpeX Four Max và Six Max mỗi loại có công suất thông gió được công bố là 10,66 m³/phút. Hệ thống chiếu sáng, ổ cắm điện, kết nối USB Type-A và USB Type-C tích hợp tạo ra một môi trường thực tế cho các cuộc họp kết nối. Khi chọn buồng họp cho môi trường làm việc kết hợp, người mua nên đánh giá cả sức chứa và thời lượng cuộc họp dự kiến thay vì chỉ dựa vào kích thước bên ngoài.

Những gì người mua nên đánh giá trước khi lựa chọn

Bước đầu tiên là xem xét các mẫu họp thực tế. Các nhóm cơ sở vật chất nên so sánh tần suất các cuộc gọi cá nhân, các cuộc trò chuyện hai người và các cuộc họp nhóm nhỏ. Một nơi làm việc chủ yếu là các cuộc gọi trực tuyến có thể hưởng lợi từ nhiều buồng một người, trong khi một tổ chức thường xuyên tiến hành phỏng vấn có thể yêu cầu nhiều đơn vị hai người hơn.

Bước thứ hai là đánh giá điều kiện đặt vị trí. Kích thước bên ngoài của buồng, lối đi, bàn làm việc gần đó, nguồn điện có sẵn và các yêu cầu về lối vào đều ảnh hưởng đến nơi có thể lắp đặt một buồng họp độc lập. Thông gió, chiếu sáng, điểm kết nối và giới hạn tải trọng nội thất cũng nên được kiểm tra so với mục đích sử dụng dự kiến.

Xây dựng hệ thống không gian họp linh hoạt hơn

Các buồng văn phòng từ một đến sáu người không phải là sự thay thế hoàn toàn cho các phòng họp thông thường. Chúng là một lớp bổ sung của cơ sở hạ tầng nơi làm việc, tách biệt các cuộc gọi cá nhân, các cuộc trò chuyện riêng tư và cộng tác nhóm nhỏ.

Bằng cách phù hợp sức chứa của buồng với các mẫu sử dụng thực tế, các tổ chức có thể tạo ra một môi trường họp linh hoạt hơn mà không cần chỉ định mọi cuộc trò chuyện cho cùng một loại phòng. Cách tiếp cận dựa trên sức chứa này giúp các môi trường làm việc kết hợp sử dụng không gian sàn hiện có một cách có chủ đích hơn, đồng thời cung cấp cho nhân viên các lựa chọn họp phù hợp với các nhiệm vụ cụ thể.